Imprimer sur un bac précis depuis Word : la solution qui tient

Vous avez une imprimante avec plusieurs bacs. L'un contient du papier ordinaire, l'autre du papier à en-tête, du papier de couleur ou des étiquettes. Et à chaque impression, quelqu'un doit penser à changer le réglage. Sinon le document sort sur le mauvais papier et il faut recommencer.

C'est un problème minuscule qui coûte cher. Quelques feuilles gâchées par semaine, une facture réimprimée devant un client, et surtout la charge mentale de devoir y penser à chaque fois.

Un client m'a appelé pour exactement ça. Le fabricant de l'imprimante le renvoyait vers l'éditeur du logiciel, l'éditeur vers le fabricant. Personne ne considérait que c'était son problème. Deux heures plus tard, il avait un bouton dans Word qui imprime sur le bon bac en un clic.

Voici comment faire, et pourquoi les solutions évidentes échouent.

Pourquoi le réglage ne "tient" pas

Word permet bien de choisir un bac : Mise en page, puis les options de papier, où l'on trouve "Alimentation papier" avec un choix pour la première page et un autre pour les pages suivantes.

Le piège, c'est que ce réglage est stocké dans le document, pas dans l'application. Il fonctionne donc pour ce fichier précis, et disparaît dès que quelqu'un crée un nouveau document, ouvre un modèle ou reçoit un fichier par e-mail.

Autre difficulté : les noms de bacs affichés dépendent entièrement du pilote d'impression. Selon la marque et le modèle, le même tiroir physique apparaîtra comme "Bac 2", "Tray 2", "Alimentation manuelle" ou un intitulé propre au constructeur. C'est une des raisons pour lesquelles les réponses génériques trouvées en ligne ne fonctionnent pas chez vous.

Les deux fausses bonnes solutions

Changer l'imprimante par défaut. Certains créent une deuxième file d'impression pointant vers le même appareil, configurée sur l'autre bac. Ça marche, mais l'utilisateur doit encore choisir la bonne imprimante dans la liste. Le problème est déplacé, pas supprimé.

Modifier le modèle Normal.dotm. L'idée est de figer le réglage pour tous les nouveaux documents. Mais cela s'applique alors à tous les documents, y compris ceux qui doivent sortir sur papier ordinaire. Et le fichier est souvent réinitialisé lors des mises à jour d'Office.

La solution qui tient : une macro et un bouton

L'approche fiable consiste à créer une petite macro qui force le bac au moment de l'impression, puis à lui associer un bouton visible.

Dans Word, ouvrez l'éditeur de macros avec Alt + F11, puis insérez un module dans `Normal`. Le principe tient en quelques lignes :

``` Sub ImprimerBacSpecial() Dim bacInitialPremiere As Long Dim bacInitialSuivantes As Long

' On mémorise les réglages actuels bacInitialPremiere = ActiveDocument.PageSetup.FirstPageTray bacInitialSuivantes = ActiveDocument.PageSetup.OtherPagesTray

' On force le bac souhaité ActiveDocument.PageSetup.FirstPageTray = 258 ActiveDocument.PageSetup.OtherPagesTray = 258

ActiveDocument.PrintOut

' On restaure, pour ne pas modifier le document ActiveDocument.PageSetup.FirstPageTray = bacInitialPremiere ActiveDocument.PageSetup.OtherPagesTray = bacInitialSuivantes End Sub ```

La restauration des valeurs d'origine est importante : sans elle, la macro modifie le document à chaque impression, et l'utilisateur se retrouve avec des fichiers dont le réglage a changé à son insu.

Trouver le bon numéro de bac

Le nombre `258` de l'exemple ne fonctionnera probablement pas chez vous. Ces valeurs dépendent du pilote d'impression, et c'est le point qui bloque la plupart des gens.

Word définit des constantes standard (`wdPrinterUpperBin`, `wdPrinterLowerBin`, `wdPrinterMiddleBin` et quelques autres), mais les imprimantes professionnelles exposent souvent des bacs supplémentaires numérotés au-delà, à partir de 256, dans un ordre propre au constructeur.

La méthode fiable consiste à tester. Créez un document, réglez manuellement l'alimentation papier sur le bac voulu via la mise en page, puis exécutez cette ligne dans la fenêtre d'exécution de l'éditeur VBA (Ctrl + G) :

``` ? ActiveDocument.PageSetup.FirstPageTray ```

Le nombre affiché est celui de votre bac, sur votre pilote, sur ce poste. Notez-le et reportez-le dans la macro.

Attention : si vous remplacez l'imprimante ou changez de pilote, cette valeur peut changer. C'est une fragilité à connaître, pas un défaut de la méthode.

Ajouter le bouton

Une macro qu'il faut aller chercher dans un menu n'est utilisée par personne. L'étape qui fait la différence est le bouton.

Faites un clic droit sur le ruban, choisissez de le personnaliser, créez un nouveau groupe dans l'onglet Accueil, puis ajoutez-y votre macro depuis la liste des commandes disponibles. Donnez-lui un nom parlant ("Imprimer en-tête", "Imprimer étiquettes") et une icône reconnaissable.

À partir de là, l'utilisateur n'a plus rien à savoir. Il clique, ça sort sur le bon papier.

Le déploiement sur plusieurs postes

Si plusieurs personnes sont concernées, la macro dans `Normal.dotm` de chaque poste devient vite ingérable : chaque mise à jour d'Office peut réinitialiser le fichier, et il faut repasser partout.

La solution propre consiste à placer la macro dans un modèle complémentaire (un fichier `.dotm` déposé dans le dossier de démarrage de Word) distribué par script ou par stratégie de groupe. Le ruban personnalisé peut être exporté et importé de la même façon.

C'est le moment où un problème "à deux heures" devient un petit projet. À vous de juger si le temps gagné le justifie.

Ce qu'il faut retenir

Ce problème n'a rien de spectaculaire techniquement. Ce qui le rend intéressant, c'est qu'il tombe entre les chaises : trop spécifique pour le support du fabricant, trop bureautique pour un informaticien réseau, trop technique pour l'utilisateur.

C'est exactement la catégorie de demande qui reste sans réponse pendant des mois, alors qu'elle se règle en une demi-journée.

Si vous avez un problème de ce genre, un truc que trois prestataires ont refusé de regarder parce que "ce n'est pas prévu" : décrivez-le moi. Je vous dis honnêtement si je peux le résoudre, et sinon je vous oriente.

FAQ

Peut-on choisir un bac d'imprimante différent selon la page dans Word ?

Oui. Word distingue l'alimentation de la première page et celle des pages suivantes, ce qui permet par exemple d'imprimer la première page sur du papier à en-tête et le reste sur du papier ordinaire. Ce réglage se trouve dans les options de mise en page, onglet Papier. En VBA, ce sont les propriétés `FirstPageTray` et `OtherPagesTray`.

Pourquoi mon réglage de bac disparaît-il à chaque nouveau document ?

Parce qu'il est enregistré dans le document, pas dans Word. Chaque nouveau fichier repart des réglages du modèle utilisé. Pour que le choix soit permanent, il faut soit l'inscrire dans un modèle dédié, soit passer par une macro qui force le bac au moment de l'impression.

Comment connaître le numéro de bac de mon imprimante ?

Réglez manuellement l'alimentation papier sur le bac voulu dans un document, puis exécutez `? ActiveDocument.PageSetup.FirstPageTray` dans la fenêtre d'exécution de l'éditeur VBA. Le nombre affiché correspond à votre bac sur votre pilote. Ces valeurs ne sont pas universelles : elles varient d'un modèle d'imprimante à l'autre.

Les macros Word présentent-elles un risque de sécurité ?

Les macros peuvent être vectrices de code malveillant, c'est pourquoi Office les bloque par défaut dans les fichiers reçus de l'extérieur. Une macro que vous avez créée vous-même et stockée dans un modèle local ne pose pas ce problème. En environnement d'entreprise, la bonne pratique consiste à signer numériquement le modèle et à n'autoriser que les macros signées.

Peut-on faire la même chose dans Excel ou dans un logiciel métier ?

Le principe s'applique à toute la suite Office, avec des propriétés différentes selon l'application. Pour un logiciel métier, cela dépend de ce qu'il expose : certains permettent de configurer une imprimante par type de document, d'autres non. Quand rien n'est prévu, on passe généralement par une file d'impression dédiée ou par un script au niveau du système.