Sommaire
- 1. Répondre aux emails courants
- 2. Préparer une offre à partir de notes
- 3. Relancer un devis ou une facture
- 4. Trier et renommer des documents
- 5. Résumer un dossier ou un PDF long
- 6. Rédiger un compte-rendu de rendez-vous depuis un vocal
- 7. Préparer un post LinkedIn à partir d'un cas client
- Ce que ces sept tâches ont en commun
- Le tableau récapitulatif
- Faire travailler Claude dans vos fichiers plutôt que dans une fenêtre
- Par où commencer cette semaine
Répondre aux emails courants, préparer une offre à partir de notes, relancer un devis ou une facture, trier et renommer des documents, résumer un dossier long, rédiger un compte-rendu de rendez-vous depuis un vocal, préparer un post LinkedIn à partir d'un cas client. Ce sont les sept tâches que je confie à Claude au quotidien, sans projet informatique et sans changer d'outils. Pour chacune, voici ce qu'on donne, ce qu'on obtient et le piège à éviter.
1. Répondre aux emails courants
Ce qu'on donne. Le fil de discussion complet, pas seulement le dernier message, plus une consigne de ton et de longueur. Une phrase suffit pour la consigne, du type "réponse courte, vouvoiement, je confirme la date et je demande le numéro de référence".
Ce qu'on obtient. Un brouillon prêt à relire, dans votre style si vous lui avez donné trois de vos anciens emails comme référence.
Le piège. Envoyer sans relire. Une réponse qui invente une date ou un montant coûte plus cher que le temps gagné. Chez moi, la règle ne bouge pas sur ce point. Aucun email ne part sans validation humaine. Le gain est dans la rédaction, pas dans l'envoi.
2. Préparer une offre à partir de notes
Ce qu'on donne. Les notes brutes prises pendant l'appel, même en style télégraphique, plus une offre précédente qui a la bonne structure.
Ce qu'on obtient. Une offre structurée qui reprend vos rubriques habituelles. Le périmètre y est reformulé dans les mots du client.
Le piège. Laisser l'IA fixer le prix. Les montants, les délais et les conditions se décident par vous. Ce qui se délègue, c'est la mise en forme et la reformulation, pas la décision commerciale. Je laisse toujours les montants en blanc dans le modèle et je les remplis à la main.
3. Relancer un devis ou une facture
Ce qu'on donne. La date d'envoi, le montant, l'historique des échanges et le degré de proximité avec le client.
Ce qu'on obtient. Une relance courte qui ne s'excuse pas d'exister. La plupart des indépendants relancent trop tard et trop mollement, parce que la relance est désagréable à écrire. Passer par un brouillon supprime ce frein.
Le piège. Le ton. Une relance générée sans contexte sonne comme un rappel de recouvrement. Précisez la relation, du type "client de longue date, ton chaleureux" ou "premier échange, ton neutre". Si vous voulez que les relances partent toutes seules au bon moment, c'est un chantier d'automatisation plus qu'un sujet de rédaction.
4. Trier et renommer des documents
Ce qu'on donne. Un dossier de fichiers et une convention de nommage écrite noir sur blanc, par exemple date, client, type de document.
Ce qu'on obtient. Une proposition de renommage et de classement, fichier par fichier. C'est la tâche où l'écart entre le temps humain et le temps machine est le plus grand, parce qu'elle est répétitive et sans jugement.
Le piège. Exécuter directement sur les originaux. Travaillez sur une copie. Ou demandez d'abord la liste des renommages proposés avant d'appliquer quoi que ce soit. Un lot de deux cents fichiers mal renommés est pénible à défaire.
5. Résumer un dossier ou un PDF long
Ce qu'on donne. Le document, plus la question à laquelle vous voulez une réponse. C'est le point qui change tout. "Résume ce contrat" donne un résumé banal. "Quelles sont les clauses de résiliation et les délais de préavis" donne une réponse utilisable.
Ce qu'on obtient. Une synthèse orientée par votre question. Elle cite les passages du document à l'appui si vous les demandez.
Le piège. Prendre le résumé pour le document. Sur un contrat ou un document réglementaire, le résumé sert à savoir où regarder, pas à décider. Demandez toujours les références des passages pour pouvoir vérifier.
6. Rédiger un compte-rendu de rendez-vous depuis un vocal
Ce qu'on donne. Un message vocal de deux minutes dicté juste après le rendez-vous, dans la voiture ou en marchant.
Ce qu'on obtient. Un compte-rendu structuré avec ce qui a été dit, les points en suspens et les prochaines actions. C'est celle des sept tâches qui a le plus changé ma pratique, parce qu'avant, ces comptes-rendus n'existaient pas du tout.
Le piège. Dicter trop tard. La qualité vient de la fraîcheur du souvenir. Une dictée dans les dix minutes vaut mieux qu'une note écrite le lendemain. Et il faut vérifier les chiffres et les noms propres, que la transcription déforme parfois.
7. Préparer un post LinkedIn à partir d'un cas client
Ce qu'on donne. Le déroulé factuel d'un mandat, ce que le client avait comme situation, ce qui a été fait, ce qui a changé pour lui. Plus votre accord pour en parler.
Ce qu'on obtient. Un premier jet qui raconte le cas plutôt qu'il ne se vante. Vous le retravaillez. Vous ne partez pas de la page blanche, ce qui est la première raison pour laquelle on ne publie pas.
Le piège. Publier tel quel. Un texte non retouché s'entend. Il ressemble à celui de tout le monde. L'autre piège est le nom du client, à ne jamais citer sans son accord écrit.
Ce que ces sept tâches ont en commun
Elles sont répétitives, elles produisent du texte et elles n'engagent aucune décision. C'est le triangle qui définit ce qui se délègue sans risque. Dès qu'une tâche demande de trancher, de fixer un prix ou d'engager votre responsabilité, le rôle de l'IA redevient celui d'un préparateur.
Elles ont aussi un point commun moins agréable. Aucune ne se fait bien sans contexte. Une consigne de deux lignes donne un résultat de deux lignes de valeur. La différence entre quelqu'un qui trouve l'IA utile et quelqu'un qui la trouve décevante tient presque toujours à la quantité de contexte fournie.
Le tableau récapitulatif
Tâche | Ce qu'on donne | Piège principal |
|---|---|---|
Emails courants | Le fil complet, une consigne de ton | Envoyer sans relire |
Offre depuis notes | Notes brutes, offre modèle | Laisser l'IA fixer le prix |
Relance | Date, montant, historique | Ton de recouvrement |
Tri de documents | Convention de nommage écrite | Agir sur les originaux |
Résumé de dossier | Le document et votre question | Décider sur le résumé |
Compte-rendu vocal | Une dictée à chaud | Dicter trop tard |
Post LinkedIn | Le déroulé factuel du mandat | Publier sans retoucher |
Faire travailler Claude dans vos fichiers plutôt que dans une fenêtre
Les sept tâches ci-dessus se font dans une fenêtre de discussion, en copiant le contexte à chaque fois. C'est la limite de l'exercice. La recopie du contexte finit par coûter le temps qu'on croyait gagner.
Deux chemins existent pour sortir de la fenêtre. Cowork permet à Claude de travailler directement dans vos fichiers et votre messagerie, sans que vous ayez à coller le contexte. Les possibilités évoluent vite, donc le mieux est de regarder ce que le service propose au moment où vous lisez ces lignes plutôt que de se fier à une liste de fonctions figée.
L'autre chemin est celui des automatisations et des outils sur mesure. C'est celui que j'ai pris pour mon activité. J'ai mis en place un assistant qui va chercher le contexte tout seul au lieu d'attendre qu'on le lui colle. Il demande plus d'investissement au départ et il enlève la recopie une bonne fois.
Par où commencer cette semaine
Prenez une seule tâche de la liste, celle qui vous pèse le plus. Faites-la avec Claude cinq fois de suite en gardant la consigne qui a le mieux marché. Cette consigne devient votre modèle et c'est elle qui a de la valeur, pas l'outil.
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